秘書に不向きな人

 秘書職はいわゆる誰にでもできそうな、一般的なアシスタント事務職とも見えますが、向いている人は実は少ないと思います。秘書同士のやり取りをしている中で、不可解な言動をする人を多く見かけるからです。勘違いしたまま働くことは、自分も周りも混乱させてしまい、双方ダメージを受けます。

 今回は秘書になりたい方への準備として、私が思う秘書に不向きな資質について書いてみました。

【秘書に不向きな資質】

1、自己顕示欲が強い人

 秘書はサポーターです。主役やプレーヤーではありません。

 たとえば、何かを極めたいとかやり遂げたいという目標意識や上昇志向が強い人は、地味でただ振り回される秘書仕事にはやりがいを感じられないと思います。

 そして、できて当たり前という仕事です。褒められることは殆どありません。ありがとうと言われたときに充実感を得られる人は向いているかなと思います。

2、自我が強すぎる人

 これも自己顕示欲と似ているのですが、秘書は上司の意思で動きます。法律的やモラル的な不正は論外ですが、自分の物差しで行動できないことを理解して受け入れることできるかどうか。そして相手のペースに歩調を合わせて動くことができるかどうかです。

 こちらの方法がベストだと思っていても、その方法が上司にとって快適でなければ、肝心の仕事が円滑にすすまないことがあります。自身の考えは横に置き、相手に合わせることができる柔軟さが秘書には大切だと思います。

3、感情的な人

 普段は仕事ができて客観視できているのに、電話で感情的に声を荒げてしまう人がいました。急にスイッチが入るようでした。

 秘書は感情的な態度を出してしまうと、公平性にも疑いをもたれてしまいますし、一気に信用度が下がってしまいます。

 自分事と混同しないように、一歩下がって考えることができる人が向いていると思います。

4、勘違いする人

 一言で言うと、立場をわきまえない人です。

 社会的に偉い立場の人についていると、秘書も周囲の人に持ち上げたりされがちです。また上司の役職により、あたかも自分まで偉くなったように勘違いしている態度の秘書をよく見かけます。これは経験年数や年齢問わずに見かけたので、持っている資質なのではないかと思います。

 逆に、上司の社会的地位がどんなに高くなって低くなっても態度が変わらない先輩秘書にも出会いました。秘書としても、常に相手の意図を汲み取った迅速な対応をされていて、また周囲にもさりげなく気を配っていました。困っていたらすぐに気づき、声をかけてくれるのです。その方たちにとっては自然で当たり前の言動なのでしょう。これこそが秘書の資質だと思います。

5、教養がない人

 お勉強ができるということではなく、一般的なマナーや他人への敬意、社会人として基本的な常識や知識を持てている人が秘書に向いていると思います。

 マナーに関して言えば、人によって態度を変えたり、電話を切った後に悪態をついたりする人を時々見かけました。

 電話の応対で腹が立つときもありますので気持ちはとてもわかりますが、公の場で悪態をつくのは、マナー違反だと思うのです。誰もいないところ、例えばお手洗いや家に帰ってからなど、こっそりと吐き出しましょう。自分の感情をコントロールすることも、教養の1つだと思います。

 公平で丁寧で礼儀正しいマナーは、日々の行動の積み重ねから身に付くものです。それこそが教養だと思います。秘書の基本資質としてとても大切です。

6、まとめ

   いろいろ考えたときに、向いていないな、辛いなと感じてしまう事を無理して続けなくてもよいと私は思います。今は迷うくらいに様々な生き方があります。

別の道や方法に変えることは逃げではなく、新しい道への出会いとチャンスなのです。自分自身を大切にして、人生の波を乗り越えていきましょうね。

投稿者プロフィール

横居安咲
横居安咲
日系大手住宅メーカーへ入社後、秘書室へ配属。
役員秘書、役員受付を担当。
秘書の知識とノウハウを身につける。
その後、外資大手メーカーにて部長アシスタント、日系大手電機メーカーにて部長秘書、役員秘書の業務に携わる。
夫の転勤に伴い、アメリカ、イギリス、メキシコへ在住経験あり。