社内にはファイルサーバーを始め、様々な情報の格納場所があります。
先程のファイルサーバーやイントラでの情報公開、
Teamsなどのチャット、掲示板なんかも別途存在している場合もあるでしょう。
では有給の申請をしたい場合、そのフォーマットはどこにあるでしょうか。
ファイルサーバー？イントラ？
それともだれからメールでもらう？
ある程度勤務年数が経っていれば、
「ああ、それはファイルサーバーの〇〇フォルダね」
という感じですぐに分かりますが、
新入社員など入って間もない人にはさっぱりわからない
なんてことがけっこうあります。
申請書の類なんかは、
「いつも使ってるやつあげるよ」と、人からもらうケースの方が
多いぐらいです。
それぞれのシステムは、もちろんちゃんとしたニーズというか、
理由があって導入されているはずですが、
機能の重複が多く、同じ情報でも人によって保存システムが違う
場合も残念ながらあります。
なぜこんな事が起きてしまうのでしょうか？
リソースの無駄というのももちろんありますが、
必要な情報を求めて社内システムを渡り歩くって
ほんと生産性がないなあと思います。
これを防ぐには、情報の重要度や保存期間、使用頻度、編集の可否
などの要素を元に、”情報の分別”をする必要があります。
言ってみればゴミの分別のイメージでいいと思います。
情報をカテゴライズしてそれぞれの格納場所を決める、
人による格納場所の差異はなくす、
システムを新規導入、リプレースする際は、
情報の棚卸しもセットで検討する。
というようなことができれば、
情報を探して社内システムをさまようようなことは
防げるのではないでしょうか。
情報は生物（なまもの）で、賞味期限もあれば分類が変わることもあります。
自分たちが扱っている”モノ”を正確に把握できるようにしたいですね。
