情報の場所
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情報の場所

社内にはファイルサーバーを始め、様々な情報の格納場所があります。
先程のファイルサーバーやイントラでの情報公開、
Teamsなどのチャット、掲示板なんかも別途存在している場合もあるでしょう。

では有給の申請をしたい場合、そのフォーマットはどこにあるでしょうか。
ファイルサーバー?イントラ?
それともだれからメールでもらう?

ある程度勤務年数が経っていれば、
「ああ、それはファイルサーバーの〇〇フォルダね」

という感じですぐに分かりますが、
新入社員など入って間もない人にはさっぱりわからない
なんてことがけっこうあります。

申請書の類なんかは、
「いつも使ってるやつあげるよ」と、人からもらうケースの方が
多いぐらいです。

それぞれのシステムは、もちろんちゃんとしたニーズというか、
理由があって導入されているはずですが、
機能の重複が多く、同じ情報でも人によって保存システムが違う
場合も残念ながらあります。

なぜこんな事が起きてしまうのでしょうか?
リソースの無駄というのももちろんありますが、
必要な情報を求めて社内システムを渡り歩くって
ほんと生産性がないなあと思います。

これを防ぐには、情報の重要度や保存期間、使用頻度、編集の可否
などの要素を元に、”情報の分別”をする必要があります。
言ってみればゴミの分別のイメージでいいと思います。

情報をカテゴライズしてそれぞれの格納場所を決める、
人による格納場所の差異はなくす、
システムを新規導入、リプレースする際は、
情報の棚卸しもセットで検討する。

というようなことができれば、
情報を探して社内システムをさまようようなことは
防げるのではないでしょうか。

情報は生物(なまもの)で、賞味期限もあれば分類が変わることもあります。
自分たちが扱っている”モノ”を正確に把握できるようにしたいですね。

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投稿者プロフィール

事業部長ライダー
P&A Works Company株式会社 ワークモデルクリエーション事業部の事業部長。
生涯現役ライダーとして世界を飛び回る。

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