リモートワークで障壁となるのが、紙と印鑑。
今回はその中でも「FAX」に焦点を当ててみます。
さて、複合機にだいたい付いてくるFAX機能。
使用頻度は減っているとはいえ、まだまだ「FAXがゼロ」という会社は
少ないのではないでしょうか。
名刺にはたいていFAX番号が載っていますしね。
FAXがの用途としては、よく注文の受け口として利用されていますね。
でもリモートワーク時は、このFAXが紙としてプリントアウトしたものを
出社している人間が確認する必要があります。
FAXを確認するために出社が必要と言ってもいいかもしれません。
さらに届いたFAXをリモートワークをしている人間に送るために、
電話で伝えたり、スキャンしてメールで伝えたりする作業も発生します。
まあはっきり言って手間だし、非常に効率が悪い作業をしている気になります。
かといって取引先に「FAXではなくメールで送ってくれ」とは
なかなか言いづらく、しかたなくFAXで受け続けているケースもあります。
そんなFAXのの紙の処理に困っているなら、”WebFAX”というものを
検討してはどうでしょうか。
これは先方が送ってきたFAXを紙に出力するのではなく、
画像データとしてクラウド上にアップします。
ユーザーはWEBブラウザでそのクラウド上のFAX画像を確認することができます。
さらにその画像にテキストを追記したり、検印などの印鑑の画像を貼り付けて
送信元にFAXとして返信できるという、リモートワークにうってつけの代物です。
FAXの着信通知は、ブラウザ上での通知かメールで通知されます。
基本的な機能はこんなところで、
付加機能として検索機能をつけて電子帳簿保存法に対応させたり、
アカウント別に”誰がそのFAXに返信したか”を履歴として持ったり、
担当する送信元を紐付けて、割り振りを自動化したりと、様々な機能があります。
WebFAXを使い始める上で気にしなければいけないポイントとしては
・FAX番号の変更が必要か?
・FAX画像はどの程度保管できるか?(期間/容量)
・自社にあるFAXに転送機能が必要か?
(自社に着信したFAXを、複合機の機能としてクラウドにアップする)
といったところでしょうか。
もちろん料金も気になるところで、
”FAXという機能にどこまで投資するか”というそもそもの問題もありますね。
ここらへんは現在のFAXを枚数と今後の展望次第でしょうか。
(この際FAXを廃止するという手もあり)
法人向けWebFAXソリューションとしては
・アペルザクラウド WebFAX
・KDDIペーパーレスFAXサービス
・ヤマトシステム どこでもMyFAX
なんかがよく聞くところですね。
それぞれ特徴がありますので、よく検討して自社にあったソリューションを選びましょう。
ビジネスの世界で古くから活躍してきたFAX。
そんなFAXもリモートワークが時勢のいまが変わり時なのかもしれません。