リモートワークの敵、FAXをやっつける
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リモートワークの敵、FAXをやっつける

リモートワークで障壁となるのが、紙と印鑑。
今回はその中でも「FAX」に焦点を当ててみます。

さて、複合機にだいたい付いてくるFAX機能。
使用頻度は減っているとはいえ、まだまだ「FAXがゼロ」という会社は
少ないのではないでしょうか。
名刺にはたいていFAX番号が載っていますしね。

FAXがの用途としては、よく注文の受け口として利用されていますね。
でもリモートワーク時は、このFAXが紙としてプリントアウトしたものを
出社している人間が確認する必要があります。
FAXを確認するために出社が必要と言ってもいいかもしれません。

さらに届いたFAXをリモートワークをしている人間に送るために、
電話で伝えたり、スキャンしてメールで伝えたりする作業も発生します。

まあはっきり言って手間だし、非常に効率が悪い作業をしている気になります。
かといって取引先に「FAXではなくメールで送ってくれ」とは
なかなか言いづらく、しかたなくFAXで受け続けているケースもあります。

そんなFAXのの紙の処理に困っているなら、”WebFAX”というものを
検討してはどうでしょうか。

これは先方が送ってきたFAXを紙に出力するのではなく、
画像データとしてクラウド上にアップします。
ユーザーはWEBブラウザでそのクラウド上のFAX画像を確認することができます。

さらにその画像にテキストを追記したり、検印などの印鑑の画像を貼り付けて
送信元にFAXとして返信できるという、リモートワークにうってつけの代物です。
FAXの着信通知は、ブラウザ上での通知かメールで通知されます。

基本的な機能はこんなところで、
付加機能として検索機能をつけて電子帳簿保存法に対応させたり、
アカウント別に”誰がそのFAXに返信したか”を履歴として持ったり、
担当する送信元を紐付けて、割り振りを自動化したりと、様々な機能があります。

WebFAXを使い始める上で気にしなければいけないポイントとしては
・FAX番号の変更が必要か?
・FAX画像はどの程度保管できるか?(期間/容量)
・自社にあるFAXに転送機能が必要か?
  (自社に着信したFAXを、複合機の機能としてクラウドにアップする)

といったところでしょうか。

もちろん料金も気になるところで、
”FAXという機能にどこまで投資するか”というそもそもの問題もありますね。
ここらへんは現在のFAXを枚数と今後の展望次第でしょうか。
(この際FAXを廃止するという手もあり)

法人向けWebFAXソリューションとしては
アペルザクラウド WebFAX
KDDIペーパーレスFAXサービス
ヤマトシステム どこでもMyFAX

なんかがよく聞くところですね。
それぞれ特徴がありますので、よく検討して自社にあったソリューションを選びましょう。

ビジネスの世界で古くから活躍してきたFAX。
そんなFAXもリモートワークが時勢のいまが変わり時なのかもしれません。

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投稿者プロフィール

事業部長ライダー
P&A Works Company株式会社 ワークモデルクリエーション事業部の事業部長。
生涯現役ライダーとして世界を飛び回る。

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