標準化は悪ではない
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標準化は悪ではない

加藤です。

 

本日は、よく聞かれる「私は私のやり方がある」について、簡単にお話をしてみます。

 

この話でよくでてくるのが「身体で覚える」、さらにすごいのが「見て盗め」ですね。
ある領域ではこれは正しいことである場合もありますので、
今回はビジネスシーン、特にオフィスワークについてお話します。

 

スポーツや特殊技能ではなく、いえば自動化・作業リスト化できるものを、
わざわざ「個人の特殊技能」のように扱ってしまう現場、時に目にしませんか?

こういう職場では、担当者がちょっと工夫して自動化をしたりして、
時にミスが起こると「だから自動化はダメなんだよ」という話がでてきます。

昨今のRPAブームの中でも、どうにも導入が決まらないときに、
こんな方々が出現するなんてお話をよく周りから聞いている私です。

 

さて、ここで改めてですが、オフィスワークの中でタスクリスト化できない
業務というのものはあるのでしょうか?

あくまで大雑把な括りでです。

資料作成をしたらレビューがあり、報告の後に修正がくるというような。

私の実際の取り組みで、この大雑把なタスクを標準化しようとすると、
多くの反対の声があがりました。

自分には自分のやり方がある。とおっしゃいます。

では、その声に従っていくとどうなるのでしょうか?

これも実際にあった話ですが、そうやってある人ばかりが組織内の要所に
入り込む形になってしまい、いざ、その人が異動になったら、
もうどこでなにがどう繋がって行われていたのか?
が全くわからなくなっていたのです。

そこで、全員に今手元にあるタスクと問題を書き出してもらい、
コンサルティングチームでつなぎ合わせてみると、
見事にあちこちで重複や抜けがあることが判明したのです。

その上、組織内で放置されたタスクも多数ありました。

これをタスク整理チームを立ち上げて、おおよそ誰でも回るようになるのに、
3年近くを要したのです。

 

一人完結仕事ならいざ知らず、複数人が連携して仕事をする場合、
最低限の約束事というべき作業フローを定義しておくというのは、
とても大切なことかもしれません。

誰かが急に抜けも対処ができる、記憶に頼ったタスク処理にならない、
そんなシステムがあったら嬉しくありませんか?

弊社で開発しております業務ツールはまさにそれを実現するものです。
詳細をぜひお楽しみに。

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投稿者プロフィール

加藤美紀
P&A Works Company株式会社 ワークモデルクリエーション事業部所属のシニアアーキテクト。

名前は紛らわしいが「よしのり」です。

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