メールの功罪
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メールの功罪

みなさんメール読んでますか?

毎朝のルーチーンとしてメールから始まる人も多いんじゃないでしょうか。

毎朝溜まったメールを見て頭のウォーミングアップをしているような気がしますが、
やっぱりこのメールを見る時間というのはバカになりません。

皆さんは1日どれぐらいのメールが届きますか?
また何通のメールを読みますか?

よく人が1日に読めるメールの量は200件が限度だと言われています。
以外に多いんじゃんと思ったかもしれませんが、丸1日かけて読むだけの場合ですよ。
そうです200件以上メールが来る人は、”メールを読む”という以外の仕事が全くできないということです。

さてそんな毎日大量に届くメールのうち、何件が必要な情報だったでしょうか。

私の場合ざっくりですが、

・メルマガ:30%
・アラート/ヘルス系:30%
・重要なTo:5%
・必要なCc:5%
・微妙なCc:30%

こんなところでしょうか。

メルマガやアラートは瞬時に判断がつきますが、
Ccは非常に時間がかかります。
だって読まなきゃ自分にとって有用な情報かどうかわからないので、下手なスパムより厄介です(苦笑)

このCcメールが減るだけでメールを処理する時間がかなり短縮できます。
実際、発信者はどんな意図でCcに追加しているのでしょうか。

以前社内でアンケートを取ったところ、
・進捗/完了報告
・上司への暗黙承認
・だれが担当かわからないから関係してそうな人
・アピール
・とりあえず。漏れるよりかはいいだろ

なんて意見が出てました。
途中から怪しくなって、最後の方いろいろキツイですね(笑)

メールをグループチャットに置き換えることで、ある程度軽減されるので、
少なくとも社内の連絡はチャットにしてほしいところですが、
このメールCc文化はなかなか根強くて、いまだ社内のトラフィックを飛び回っています。

皆さんもメールを送信する前に、一度Ccを再考してみてはいかがでしょうか。

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投稿者プロフィール

事業部長ライダー
P&A Works Company株式会社 ワークモデルクリエーション事業部の事業部長。
生涯現役ライダーとして世界を飛び回る。

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