業務整理やプロセス化などを行う際、私は道具を使います。
まずは今の業務を可視化するための「Draw.io」というフロー図作成アプリ
PowerPointやExcelで作成してもいいんですが、
作図することそのものにあまり時間を使いたくないので作図の手間がかからないDraw.ioを使っています。
Excelなどで作成すると、矢印を引っ張ったり、四角い図形を移動したり、
作業自体はごくごく単純なことなのですが、
整列させたり、矢印を結合したりと、意外と手間がかかるんですよね。
Draw.ioであれば、図形はある程度自動で整列してくれるし、矢印の結合なんかも上手いことやってくれるので、
変なところに注力せずに、プロセス自体に考えを集中させることができて非常に助かってます。
けっこうおすすめです。
お次は「kintone」です。
こちらはもう有名ですよね。
少なくとも名前は聞いたことがあるという人がほとんどではないでしょうか。
じゃあ何ができるのと言われると、”これができる”と単純に答えるのは難しいかもしれません。
いわゆる「アプリケーションのプラットフォームです」という表現が一番近いですね。
アプリって何のアプリよ？！
と言うと、それは自分が欲しいアプリということになります。
例えば社内の勤怠を、”ガッチャン”と刻印する紙のタイムカードでやっていたとします。（けっこうあります）
リモートワークもやらなきゃいけないし、勤怠システムみたいなやつでスマートにやりたいなと思いますが、
本格的な勤怠管理システムは導入にお金も時間もかかるし、そもそも導入しても社内で運用に乗るかどうか
使いこまないとわからないという懸念もあります。
”もっとサクッとライトに使いながら少しづつ改良していけるような感じがいい”
そんなときは勤怠システムを作ってしまいましょうというのがkintoneです。
業務に使うExcelのように思ったときに作成してとりあえず使ってみることができるのが大きなメリットです。
もちろんアプリ作成に関してプログラミングなどの専門知識は要りません。
アプリ作成画面はこんな感じ
左の項目をドラッグアンドドロップでレイアウトしたい場所に持っていくだけ。
こんな感じでやりたいことや業務を具体的に可視化していく。
人って不思議なもので、こうやって画面をみるといろいろ案やケースが浮かんできます。
ほら、打ち合わせでさんざん議論して決めた内容を文章や表に可視化すると突然指摘しだすあれですよ（笑）
こうしたツールを使って可視化、修正をしてプロセス化を進めます。
プロセス化やフロー化が難しいと思っている方は、まずは遊びがてらこれらのツールを使って
お絵かき感覚で業務を表現してみてはどうでしょうか。
