定型業務と非定型業務
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定型業務と非定型業務

加藤です。

 

よく「決まった順序で行う業務」を定型業務、「やり方が決まっていない業務」を非定型業務と呼んだりします。

ワークフローシステムは定型業務に向いており、SlackやTeams、Google chatのようなコミュニケーションツールは非定型業務に向いているなんてお話聞くことありませんか?

この10年ほどで、定型業務はRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)導入が花盛りとなり、非定型業務には少し前であれば社内SNS型システム、最近では上記のようなチーム型チャットシステムの導入が叫ばれるようになりました。

たしかに定型業務と言われるものはシステム化がしやすいのは誰もが理解できるところです。しかし、後者の非定型業務へのチャットシステムの導入は本当にそれが正解なのか?という疑念や、管理側と利用側での意識のギャップにより導入が進まなかったり、活用が滞ったりします。
(結局、何事も簡単に導入できるわけではないので、お困りの際は弊社にご相談ください。)

 

上記のような導入プロジェクトに多く関わっている弊社といたしましては、困ったらご相談くださいというのが一つの正解なのですが、現在、当事業部で開発している新SaaSのコンセプト作りの中での気づきを皆様の参考になればと紹介させていただきます。

ここまでにお話した定型業務・非定型業務どちらにせよ「成果をあげる」という部分は共通しています。
そして、その成果を効率よく多くあげる人というのはどの職場に必ずいます。

ここで、「では、その人のやり方をマニュアル化しよう!」という取り組みが必ず始まるのですが、
当人が乗り気でない場合や、どうやってマニュアル化しようか?というところでだいたい頓挫するものです。

ここで弊社のようなコンサルティング部隊が登場するのですが、そのコンサルティングで通常まずやるのが「とにかくやっていることを箇条書きで書き出してもらう」(プロファイリングと言ったりします)ことです。

動作1つ1つをとにかく細かく書き出してもらい、複数名の共通点を見つけながら標準化できるところ探していいくという流れですが、実はこれ定型業務でも非定型業務でも同じように行うものなのです。

なぜ?と思われる方もいるかもしれません。
非定型業務は順序や手法が決まっていないから書き出しても無駄だと。

答えはNoです。

オフィスワークにおける非定型業務はある程度ゴール(成果)が皆共通であることが多いため、
プロファイリングを行ってみると、だいたい皆似たようなことを順序違いでやっているだけなんてことが大半です。

ここまでわかればあとはTODOリスト化という「作業標準化」に進めるわけです。

 

弊社ではこの「標準化作業」済みのTODOリストシステム(業種別)を開発しておりまして、この冬には皆様にご案内できるかと考えております。

本日は簡単に弊社のソリューション開発の中の1エピソードをご紹介いたしました。
皆様の働き方のヒントになれば幸いです。

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投稿者プロフィール

加藤美紀
P&A Works Company株式会社 ワークモデルクリエーション事業部所属のシニアアーキテクト。

名前は紛らわしいが「よしのり」です。

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