株式会社E4 日程調整ツール「eeasy」、カレンダーツール上の「社員」「会議室」を制限なく選択できる技術で特許を取得

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中堅企業・大企業における日程調整ツールの活用に不可欠な技術

 

株式会社E4(所在地:東京都千代田区、代表取締役社長:杉本 太一朗)は、運営する日程調整ツール「eeasy」(イージー)において、Google WorkspaceやMicrosoft365などのグループウェア上で管理されている「社員」「会議室」を、日程調整時に制限なく選択できる技術に関し、特許を取得いたしました。Googleカレンダー・Outlook予定表など、企業が使用するカレンダーツールでは、予定登録の際、「会議参加者」を全社員の中から自由に検索・選択することができますが、本特許技術は、簡単に言えば、このカレンダーツール上での「会議参加者」の選択操作を、日程調整ツール上で完全に再現することができる技術です。(会議室に関しても同様)

また、社員数100人から数万人規模の企業が日程調整ツールを活用する場合には、会議参加者に指定する社員は広範囲におよぶため、本技術を用いた機能はほぼ不可欠です。(本技術を使用しない場合、会議参加者に指定できる社員の範囲は著しく限定されます。)

  • 特許概要

外部カレンダー上の「空き日程」を自動で考慮しながら日程調整できるツールにおいて、外部カレンダーツール(※1)の一定以上の管理者権限を使用して、カレンダーツールとシステム連携を行うことにより、以下いずれかを実現できる技術(特許第6900095号)。

1. カレンダーツール上で管理されている「全ての所属者情報(=社員情報)」を取得することができ、日程調整の際に指定する「自社の会議参加者」を、当該所属者情報の中から制限なく指定できる

2. カレンダーツール上で管理されている「全ての会議室情報」を取得することができ、日程調整の際に指定する「自社の会議室」を、当該会議室情報の中から制限なく指定できる

※1:企業全体で使用するカレンダーツール、または、企業全体で使用するカレンダーツールを有するグループウェア。代表されるものとして、Google Workspace(Googleカレンダー)、Microsoft365(Outlook予定表)、サイボウズGaroonなどが挙げられます。

※補足:eeasyにおける実際の機能では、eeasyに自動で取り込む「所属者情報」「会議室情報」を一部の範囲に限定することなども可能です。

  • 本特許の利用者メリット

本特許技術を使用した日程調整ツールは、利用者に以下メリットを提供可能です。
なお、eeasyの法人プランには、すでに本特許技術を用いた機能を実装済のため、eeasy利用企業は以下のメリットを享受することができます。

1)「打合せ参加者」に自社社員を制限なく選択できる
日程調整時に指定する「打合せ参加者」には、カレンダーツール上の予定登録操作と全く同じように、自社社員を制限なく選択することができます。

⇒ 例:従業員200名の会社で、日程調整ツールを使用する社員が10名の場合

※補足:本特許技術を使用しない日程調整ツールは、日程調整ツールのログインユーザーの権限でのみカレンダーツールと連携するため、日程調整ツール上で認識できる社員は、「ユーザーのみ」「ユーザーと同部署の社員のみ」、といった何かしらの範囲制限が発生します(※2)。

日程調整時に自社会議室」を制限なく選択できる
日程調整時に指定する「会議室」には、カレンダーツール上の予定登録操作と全く同じように、自社の会議室を制限なく選択することができます。

※補足:
・本特許技術を使用しない場合、日程調整ツール上で認識できる会議室は「一部会議室のみ」「会議室は一切認識できない」、といった範囲制限が発生します(※2)。

・eeasyでは、本特許技術を使用することにより、日程調整の際に複数の会議室を指定することができ、日程調整と同時に空いている会議室の1つを自動で確保できる機能を実装しています。

利用環境の構築が簡単
企業や部門で日程調整ツールを利用する場合、その利用環境として、「打合せ参加者」に指定され得る社員は、すべて日程調整ツール上で選択できる状態にしておく必要があります。

本特許技術を使用した場合には、グループウェア上の管理者権限でシステム連携するだけ(実機能では、管理者権限アカウントを使用してグループウェアに対してOAuth認証を行うだけ)で、利用環境に必要な「社員情報」「会議室情報」を自動取得できるため、初期環境の構築がとても簡単に行えます。

※補足:本特許技術を使用しない場合、「打合せ参加者」に指定される社員は、日程調整操作を自ら行わない社員であっても、全員が日程調整ツールにユーザー登録しなければならない、といった手間のかかる環境準備が必要になります(※2)。

「ユーザー」「社員」「会議室」の自動管理が可能
本特許技術を使用した場合、グループウェア上で管理される社員情報・会議室情報を、必要なタイミングで日程調整ツール上に自動で取り込むことができます。そのため、社員や会議室の管理(追加・変更・削除)は、グループウェア上においてのみ行っておけば良く、日程調整ツール側で別途管理(追加・変更・削除)する必要はありません。

例えば、グループウェア上で社員の入社・退職・部門異動が発生した場合、日程調整ツール上の社員情報も自動アップデートされるため、社員の追加・削除等を別途行う必要はありません。

※2:グループウェアのシステム連携仕様(システム連携に使用されるAPI仕様)は、グループウェアによって異なるため、本特許技術を使用しない場合の機能制限は、連携するグループウェアによって異なります。また、日程調整ツール側で実装する機能仕様によっても異なることがあります。

  • 特許が有用・不可欠になる企業/活用パターン

・ 日程調整に関わる社員の「入社」「退社」「部門異動」が頻繁に発生する企業の場合
・ 「打合せ参加者(同席者)」となる社員が、頻繁に変わる場合/広範囲におよぶ場合
・ 他社員の「代理の日程調整」を行う場合で、対象となる他社員が広範囲におよぶ場合
  例:中堅企業・大企業の面接調整 ⇒ 面接官となる社員は多岐の部門にわたる

⇒  つまり、100人~数万人規模の企業で日程調整ツールを利用する場合には、本特許技術は非常に有用な技術です。また、「打合せ参加者」に指定するメンバーが広範囲におよぶ場合(例:社員数が数百人を超える企業における日程調整)では、必要不可欠な技術であると言えます。

  • 日程調整ツール「eeasy」について

eeasyは、Googleカレンダー・Outlook予定表と連携することで、空き日程を自動判定し、ビジネス上の日程調整を自動化するサービスです。

ビジネス上の「ほぼ全てのシチュエーション」に対応できる日程調整機能を備えており、機能の充実度は業界トップレベルを誇ります。また、機能の充実度や使い勝手の良さだけでなく、eeasyが実施している高度なセキュリティ対策も数多くの上場企業・大企業に評価され、すでに東証一部上場企業を始めとする10,000社以上にご導入いただいています。

日程調整の概要
・ 日程調整はURLを相手に送るだけ      …  最短10秒
・ ダブルブッキングなし               …  常に空き日程で自動調整
・ 予定は自社カレンダーに自動登録     …  手間も漏れもなし

 対応できる日程調整シチュエーション(一部抜粋)
・ ユーザー個人の調整
・ 社内同席者を含めた調整
・ 社内メンバーの代理調整
・ 3社以上での調整
・ Web会議の調整 (Web会議URLの自動発行)
・ 会議場所の同時調整 (訪問・来客時など)
・ 説明会・セミナーの予約受付
・ ルール設定による担当者自動アサイン

◆ サービスサイトURL: https://eeasy.jp/

  • 株式会社E4 会社概要

「当たり前を変える」「新たな概念を創り出す」「より便利にする」「関わる人の笑顔を増やす」、そんなことを目論み、自ら楽しみながら事業を創出・展開していく会社です。

運営する日程調整ツール「eeasy」は、高い機能性が評価され、既に10,000社を超える企業にご導入いただいています。さらに、サービス開始10カ月でZoomの導入実績10,000社超を誇るNECネッツエスアイ株式会社(東証一部)との業務提携を実現し、また、数々の有名ベンチャーを選出してきた富士通アクセラレーターfor Work Life Shiftにおいて採択されるなど、著名な大企業からも多数ご評価をいただき、業界のトップランナーとして注目されています。

《会社概要》
会社名 : 株式会社E4(読み:イーフォー)
所在地 : 東京都千代田区二番町9番地3
代表者 : 代表取締役社長 杉本 太一朗
設立   : 2018年7月
URL    : https://www.efour.jp/

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