秘書のメール整理術とは?

 秘書をしていると常に効率の事が頭から離れないので、
朝の大量メールを見た時はどうするのがいちばん要領が良いのだろうかと迷ってしまいます。

 今回は、ご参考までに私のメール整理術、仕事の優先順位の付け方を書いていきたいと思います。

メール管理と整理

 メールの整理方法は人それぞれだと思いますが、
秘書としての目的は大きく2つだと思っています。
上司に聞かれたときにすぐに探し出せる事、対応の漏れがないようにする事。

 見やすいように受信ボックス内は未処理のもの、
処理済みのメールは整理用フォルダへ移動させていました。

 秘書宛のメールは、殆どがスケジュール調整のものが多いと思います。
なので、私は月別フォルダを作成、その下位にイベント毎のフォルダを作成していました。

 検索ワードで見つけられるので、細かくフォルダ分けするのは余計な仕事だという方もいるかと思いますが、これはあくまでも秘書としての整理です。
後々混乱しないように、同じイベントや出張関連の案件については1つのフォルダにまとめておくようにしていました。

 社内通達や一斉メールなど緊急性のないメールには自動振り分けを使い、
時間が空いたときに目を通します。

 そしてメール対応の優先順位を付けるために、カテゴリ色分けでフラグを作成します。
例えば、要確認案件=赤、返信待ち・保留=黄、急ぎの案件=緑、とざっくり3種類で準備していました。

 でもこの「保留」ラベルが曲者なんですよね。
保留案件だからと置き留めていると、
そのうち他の事に忙殺されて抜けてしまいがちです。

 私は記憶力に自信がないので、
期日を忘れないように自分のカレンダーへも保留メールを貼り付けていました。
念には念を入れて、漏れのないように気をつけます。

 余談ですが、メモ書きについても月ごとクリップしてざっくりと保管していました。

 電話やちょっと記したメモ書きもヒントになり、
問題解決することがあるからです。
上司とのちょっとした会話に登場した人物名などでも書き残しておくのも、おすすめです。

優先順位のつけ方

 さて、メールの捌き方です。
私は、まず人ベースで優先順位を決めていました。

 自分が担当している上司、上司の関連業務の社外・社内の人などから、差出人を目視していきます。
その上でまずは上司からのメールを確認。その後、件名と差出人を確認しながら、色分けフラグで仕分けして、ざっくりと全部に目を通します。

 仕分けができたら、対応していく順番です。

 社外からの調整依頼には取り急ぎメール拝受の返信を送り、後ほど対応します。
定型ひな形文を作成しておくと、時間短縮になって便利です。

 それから期日の迫った急ぎの案件から対応、それから簡単に返信できるものをざっと片づけていきます。

 処理済みのメールは、受信ボックスから整理フォルダへどんどん移動させていきます。

 1日のタイムスケジュールとして、午前中はメールを優先的に処理、午後はその返信対応と他業務にあてるよう、私は意識しながら業務していました。

上司に呼ばれたり電話がかかってきたりで中断することが多くて予定通りに進まないことがしょっちゅうですが、なんとなくの時間目標を立てておくと、捗るような気がしています。

 担当する上司は多岐に渡る案件や業務を抱えています。
秘書はそのサポートをする役目です。
たくさんの案件について頭の中を整理するためにも、メール整理は自分がわかりやすいよう、
また自分の弱みをカバーするよう、試行錯誤しながら編み出していくのがベストだと思います。

 秘書術は人それぞれです。
自分の考えたスタイルに自信を持って取り組んでいきましょう。

投稿者プロフィール

横居安咲
横居安咲
日系大手住宅メーカーへ入社後、秘書室へ配属。
役員秘書、役員受付を担当。
秘書の知識とノウハウを身につける。
その後、外資大手メーカーにて部長アシスタント、日系大手電機メーカーにて部長秘書、役員秘書の業務に携わる。
夫の転勤に伴い、アメリカ、イギリス、メキシコへ在住経験あり。