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ウェビナー開催心得

コロナ禍によって、セミナーや展示会の開催が困難になり、ウェビナーが注目を浴びる様になりました。
Google トレンドで「Web会議」と「ウェビナー」を比較して調べてみましたら、「Web会議」が3月半ばから検索数が伸び、4月半ばにピークを迎え、「ウェビナー」の検索数のピークは5月半ばと非常事態宣言を受け社内や既存顧客のコミュニケーションに注力し、非常事態宣言が解除されるのにつれ、新規顧客の開拓を模索している様に見受けられます。
さて、この「ウェビナー」と言う言葉ですが、ウェブ(Web)とセミナー(Seminar)を組み合わせた造語で、従来のオフラインで行うセミナーと異なり、時間や場所を選ばずに実施できるため外資系を中心に以前から実施されてきましたが、日本ではアメリカと比べ地理的な不便が少ない為、普及はしてなかったですが、コロナ禍により一気に普及した感があります。ですが、コロナ禍の影響はまだまだ先が見えない状況を踏まえ、新規顧客の開拓など考えると、ウェビナーは必須な施策になりますので、一度まとめてみたいと思います。

■ウェビナー配信ツールの選び方


ウェビナーもWeb会議と同様にツールやアプリが必要になります。各社から様々なツール・アプリがありますが、最低限必要な機能を確認しましょう。まず、参加希望者のウェビナーの事前登録機能になります。
こちらは主催者が参加希望者の登録の承認確認でき、出席確認などできるものが良いでしょう。アンケートや投票、チャットは参加者とのコミュニケーションを取る為には必須な機能になります。
また、参加出来なかった参加希望者に録画を渡せる様にできればより良いでしょう。他には参加者数の規模や費用はもちろん、CRMツールとの連携や視聴分析など様々な機能がありますので、必要な機能をピックアップし選定しましょう。
ただ、注意が必要なのは、参加するのにウェビナーで使用するツールに登録が必要が場合があったり、アプリを改めて登録する必要があったり、あまりにも怪しいツールなどは参加するのを毛嫌いされる可能性もありますので、参加者のリテラシーも踏まえて選定しましょう。
できれば、参加者側は既に使用しているアプリかブラウザで参加できるツールがよいでしょう。

■ウェビナー配信のメリット

ウェビナーのメリットといえば時間や場所を選ばずに実施できる事です。
一度のセミナーで、東京、北海道、大阪、福岡・・・全国各地に発信でき、生配信であればチャットを用いてコミュニケーションを取ることを可能にします。また、全国で実施するのに必要な会場費、交通費などのコストを削除が可能になり、参加者も交通費や移動時間を割くことができ主催者、参加者共にメリットがあります。また、動画素材を用いれるので、動画で説明するのが、オフラインでのセミナーに比べ理解度が深まることが期待できます。
せっかくウェビナーを行うのであれば録画することをお勧めします。参加できなかった方へ録画した動画を送るだけでなく、録画した動画を編集しホームページに掲載したりSNSで展開したりなど、営業ツールとして活用できます。そして、もしSFA/MA/CRMを利用してましたら、配信ツールの機能によりますが、その後、参加者の動向を追うことが可能です。

■ウェビナー配信前の注意点

ウェビナーのデメリットは、まず、インターネット環境が配信側も参加者も必要になります。特に配信側は接続状況が安定した環境でないと、もしもの際に参加者に迷惑をかける可能性がありますのでご注意ください。
また、配信側は、性能がある程度高いウェブカメラ、マイク、パソコンの準備が必要になります。カメラの性能が悪いと画質が悪くなり、集中力が削がれる原因になります。
マイクも同様に指向性の高いマイクの方が参加者によく聞こえるでしょう。パソコンも配信に耐えれる容量のパソコンが必要になります。配信環境も気を配りましょう、照明の加減もそうですし、外の騒音なども意外と参加者に聞こえますので窓を閉めて配信できる環境にしましょう。
ここまでは、配信環境の問題になりますので、事前に十分にリハーサルを行うことで対策は取れます。
また、リハーサルのタイミングで、資料の表示テストやウェビナーの配信ツールの操作確認を行っておきましょう。

■ウェビナー配信の大きなネックと解決法

ウェビナーの最大のネックは参加者の反応が分かり辛い点でしょう。オフラインでのセミナーなどの場合、目の前に参加者がいるので、リアクションがあったり、所作や表情を見ることにより、その場で対応が取ることが可能になりますが、ウェビナーの場合、チャットなどでリアクションを示してくれる参加者もいますが、大半はリアクションがないです。
話している内容が伝わっているのかどうか不安になり、早口になったり、声が小さくなったりしがちです。
また、参加者も目の前に話者がいないので、気が抜けたり、最悪、視聴にメリットがないと判断して離脱したりします。
その様な状況を避ける為にも、アンケート機能や投票機能を用いて、リアクションの確認や参加者の聞きたい内容の確認を行いましょう。
もう一つのネックはネットワーキングができない点です。
オフラインでのセミナーなどの場合、終了後に名刺交換など行い、連絡先の交換や、個々に抱える課題を吸い上げたり、それこそ情報交換ができますが、ウェビナーの場合はそうも行きません。
登壇者との名刺交換はウェビナーの背景に名刺管理ツールから提供されたQRコードを掲載することにより、連絡先の交換などは可能になります。
そして、課題の吸い上げであったり、参加者に個々にコミュニケーションを取るのに、後日、メールであったりWeb会議ツールなどを用いてコミュニケーションを取るわけですが、参加者同士の繋がりの形成などネットワーキングの目的が完全に果たせないです。
ここで、変わったWeb会議ツールでのコミュニケーションはいかがでしょうか?テーブルを自由に移動しながら会話できるウェブ会議システム「Remo」や、画面上のアイコンの距離でコミュニケーションが取れる「SpatialChat」を用いることで、オンライン上でのネットワーキングが可能になります。ツールの切り替えがあるので、離脱する可能性がありますが、既存顧客向けなどで参加者同士でコミュニケーションの要望が大きい場合、かなり効果的です。
まだまだ、先の読めないコロナ禍により、オフラインでの営業活動が困難になっておりますが、ウェビナーを活用し、新規顧客の獲得や既存顧客とのコミュニケーションに活用してください。

投稿者プロフィール

羽木 昌尚
羽木 昌尚
2004年にコンテンツプロバイダに入社。
デジタルコンテンツの権利の許諾獲得、自社サービスのプロモーション業務に従事。
2006年にコンテンツデベロッパーに入社。
自社アプリの広告出稿業務に従事し、担当アプリにて900万DL達成。
また、自社メディアでの広告マネタイズを経験。
2018年より独立し、モバイルゲームやアプリをはじめ、
有名おもちゃメーカーなど様々な企業、プロダクトのマーケティング戦略の立案と実行を支援。