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ビデオ会議でのちょっとした気遣い

P&A Works Company 株式会社 コンサルティング&サポートサービス事業部 河端です。

今回は
ビデオ会議中でのちょっとした気遣いでスムースな進行
というテーマで書こうと思います。

とはいえ、弊社は 話し方教室 ではないですし、私自身 発音 / 発声の講師 でもないので「一般的な気遣い」と言われる

  • ゆっくりと
  • 明るめの声で
  • はっきりと

などに関する解説は割愛します。

では、「その他にどのような気遣いがあるの?」

ビデオ会議で意識しなければならないのは 相槌と発言タイミング だと思っています。

相槌

まず 相槌 について。

会議での相槌は必要です。むしろ、相槌が無いと「興味あるのか?」と思われてしまいます。
特に対顧客の場合は、悪い印象を与え関係がギクシャクしてしまうかもしれません。

しかし、ビデオ会議の場合、この「相槌」が弊害となり
「会議がしばしば止まる」
ということを経験したことはありませんか?
1対1 で会話しているときは気にならないことが多いのですが、
複数人且つ複数拠点で会議しているときに相槌を打つと、
会話を聞いている人には その瞬間発言者の言葉が聞こえなくなる 場合があります。
(相槌の音声が発言者の音声をかき消してしまうためです。)

さらには、発言者も「あれ?○○さん何か喋ったかな?」という感じで、
会話が止まってしまう 場合もあります。

相槌を打ちたい気持ちをグッと堪え、発言が一区切りついた と思ったときに
「わかりました」などの言葉を発するようにした方がいいと思います。
とはいえ、「うん、うん」や「はい」「なるほど」など自然に出てしまうので、
マイクから離れるなど 物理的な制御 も一つの方法かと思います。

発言タイミング

つぎに「発言のタイミング」について。

相槌と同じくらい気を付けた方がいいのが、発言のタイミング でしょうか。

同じ空間での会議であれば、周りの人の挙動などで 話すタイミング を計ることができますが、
ビデオ会議ではそれが難しくなります。
(そもそもカメラをオフにしていることもありますので。)

ではどうすればよいか。

話し出すときに「話していいですか?」という一言を発するだけで、
他の参加者も聞く準備ができるので、いい方法かなと思っています。
(最近、私が意識していることなのですが。)

ビデオ会議でよくある
「誰か発言するのかな?」
という探り合い(?)も、この一言を発するだけで打破できるかと思います。
(発言者自身、発言後のこの時の「間」って怖いんですよね。リアクションがわかんないので。。)

ひとりひとりの 「ちょっとした気遣い」 でスムースな会議進行を。

本ブログで使用しているイラストはなのなのなさんによるイラストACからのイラストを使用しています。

[この投稿は投稿者のWebサイト https://pa-wsc.work/ から一部加筆・レイアウト変更し転載しています]

投稿者プロフィール

株式会社P&A Works Company
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