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在宅勤務(急なツール選定は無理!さてどうする?)

急なツール選定、どうしたらいいの?

※本記事は2020年4月に作成しています。

P&A Works Company 株式会社 コンサルティング&サポートサービス事業部 河端です。

在宅勤務推奨が広まり、大手企業はもちろん中小企業においても対応が迫られています。

ただ、企業側としては簡単に「では早速実施しよう」とは行かないはずです。

  1. 「ネットワークやセキュリティは大丈夫なのか」
  2. 「従業員分のPCは確保されているのか」
  3. 「ツールは何使えばいいのか」
  4. 「従業員はちゃんと業務してくれるのか」

など課題があるからです。
(もちろん他にもあるでしょうし、業務形態的にムリというのも。。)

※以下も併せてご参考にしていただければ。

環境(ハード面)に関しては弊社中村の記事
中小企業がコストをかけずにテレワークをはじめる方法
実際に在宅勤務をする際のアドバイスなどに関しては弊社ブログ記事
テレワーク(在宅勤務・ノマド)は難しい?

ツール選定の前提

さて、本題に入ります。

今回は「どのツール使えばいいの?」に関して書きたいと思います。

在宅勤務(リモート作業)に適したツールは幾つもあり、その特徴も様々です。

各製品の特長を細かく書いていくと、ただの製品紹介ページになってしまうので、
代表的と思われるツールの特徴を簡単にまとめます。「製品選定」時のご参考としていただければと思います。

※ここで記載するツールは私個人がパッと思いついたものであり、「ここに無いものはダメ」という事ではありません。
※あくまでも「製品の絞り込み」としてご活用ください。
※詳細については各製品の取り扱いベンダー様へお問い合わせください。

◆ チャット/音声/ビデオ会議 編

先ずは、「チャット / 音声通信 / ビデオ会議」 の機能を持つツール群からまとめていきます。

※製品の記載順に意図はありませんし、「上位に記載されているから優れている」というわけでもありません。

因みに、弊社ではZOOM / WorkPlace / Hangouts Meet(G-Suiteの一機能) を利用して従業員間でコミュニケーションを取ってます。
※特に使い分けは明確にせず、その時々でツールを使い分けています。

◆各製品ベンダーへのリンク
・Teams:Microsoft(https://products.office.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software
・Skype:Microsoft(https://www.skype.com/ja/
・WorkPlace:Facebook (https://ja-jp.facebook.com/workplace
・ZOOM:Zoom Video Communications, Inc. (https://zoom.us/jp-jp/ent.html?zcid=2582
・LINE Works:WORKS MOBILE Japan Corp. (https://line.worksmobile.com/jp/
・Slack:Slack Technologies, Inc. (https://slack.com/intl/ja-jp/
・G-Suite:Google (https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/features/

上記表を見てもわかる通り、ライセンスによって機能差異はあるものの、どの製品も「できること」に大きな差はありません。

既にMicrosoft O365 を導入済みであれば、その流れで「Teams」を採用するのもいいですし、
「従業員みんながLINE使ってる」という理由でLINEを採用するのもアリだと思います。

※あくまでも「緊急なので」という意味です。
長期にわたって在宅勤務に移行する場合は、ツール選定を熟考してください。

◆ ドキュメント(ファイル)共有 編


次は「ドキュメント(ファイル)共有」に特化したツール群をまとめます。
※因みに、弊社ではGoogle Drive を利用して従業員間でファイル共有を行っています。

※こちらも、製品の記載順に意図はありませんし、「上位に記載されているから優れている」というわけでもありません。

◆各製品ベンダーへのリンク
・OneDrive:Microsoft(https://onedrive.live.com/about/ja-jp/
・DropBox:DropBox(https://www.dropbox.com/business
・Google Drive:Google(https://www.google.co.jp/intl/ja_ALL/drive/
・BOX:BOX(https://www.box.com/ja-jp/home

こちらも、上記表を見てもわかる通り、ライセンスによって機能差異はあるものの、どの製品も「できること」に大きな差はありません。
「今だけの一時しのぎ」という事であれば、チャット上でのファイル共有で対応するのも一つの案かもしれません。

※当然、セキュリティレベルの高い資料をチャット上でやり取りするのは止めるべきですし、それ以外のファイルもパスワードを掛けるなど可能な限りのセキュリティ施策を打つことをお薦めします。

◆ でも、結局は・・・

短時間で完璧な(要件にFITする)システムを選定するのは不可能です。(ハッキリ言います。)
アレコレ手を出さず「まずはコレを試してみよう」でいいと思います。
(コンサルという立場で言うのもアレですが・・・)

現在の在宅勤務要請が明けた際に、【次のステップ】として検討を開始すればいいのではないでしょうか
まずは、【設備が整ってないから在宅勤務できません】 から一歩進んでみませんか?

在宅勤務(テレワーク / リモートワーク)の本格導入をご検討中であればお手伝いさせてください。
この記事のような適当なことは言いません。しっかりサポートいたします!

ご予算に合わせたサービスメニューをご用意しておりますので、お気軽にお問い合わせください。
サービスメニューは<こちら>から

本ブログで使用しているイラストはなのなのなさんによるイラストACからのイラストを使用しています。

[この投稿は投稿者のWebサイト https://pa-wsc.work/ から一部加筆・レイアウト変更し転載しています]

投稿者プロフィール

株式会社P&A Works Company
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