小さな組織のICT選定方法-業務アプリケーション

P&A Works Company株式会社　COO　後藤です。

前回、会社経営の基盤となるICT選定の話をさせていただきましたが、 今回は業務環境のICT選定の話になります。

業務アプリケーションの分類とデジタルワークスペース

前回の振り返りとなりますが、業務で使用するアプリケーション＆サービスはおおまかに 以下に分類されます。

■ビジネスコミュニケーション＆作業基盤

• メインコミュニケーション＆作業基盤
  • 作業用ツール（クライアントアプリケーション）
  • メール＆スケジュール
  • 共有ドライブ
  • チャットコミュニケーション基盤
  • 状況共有基盤（ポータルなど）
• リモート会議基盤

なお、弊社の実際の導入ソリューションは以下となります。

• メインコミュニケーション＆作業基盤
  • G suite
  • Office 365（クライアントアプリケーション）
  • Facebook Workplace(社内コミュニケーション）
• リモート会議基盤
  • Zoom

この記事を書いている最中に新型コロナウイルスによるリモートワーク推奨が叫ばれておりますが、 今回のような外出にリスクを伴う場合のBCP対策は、業務継続の観点で必ず検討しておく必要があります。

昨今ではデジタルワークスペースという考え方が浸透してまいりまして、 データも道具もすべてデジタルスペースにあり、作業もそこで完結することが当たり前になりつつあります。 先の記事でお伝えしたとおり、弊社は在宅ワーク＆コアオフィス型のワークスタイルを選択しているため、 そもそもデジタルワークスペースですべてが完結するのは前提条件のようなものでした。

なお、これらはそれぞれの社内制度や業務内容により前提が異なりますので、 「今はこう」という状況と「できたらこうしたい」という 両方をまずは書き出してみることがツール選定を間違えない第一歩だといえます。

実際の選定方法

では、書き出してみた「今はこう」から「できたらこうしたい」を実現する方法を考えてみるというところですが、 実はまとめて成立させる方法があります。

統合型ソリューションを選択することです。 選択肢としては、マイクロソフト社のMicrosoft 365、Office 365、Google社のG Suiteの三択になります。

この統合型ソリューション最大の利点はコストパフォマンスにあります。 メールを、ポータルを、社内SNSをとバラバラに用意するほど調達・維持コスト、 設定コストがどんどん積み上がっていくばかりでなく、維持管理していく複雑さも増していき、 運用担当者の負荷を増大させていく大きな要因となります。 更に後から必要になったものを個別に購入すると、導入時の連携設定や その後の運用管理の負荷が足し算で増えていくことなります。 統合型ソリューションでは管理センターで集中管理でき、運用の負荷は個別調達とは比べ物にならないほど 低くなります。

では、マイクロソフト社かGoogle社かどちらを選べばいいのか？ これについては企業規模やクライアント環境で左右されます。 ポイントとなるのは「Windowsのライセンス」と「Officeアプリケーションのライセンス」になります。

Windowsのライセンスは通常PCに付帯してくるものですが、 ビジネスPCの調達においてOSレスのほうがコストを抑えられるメリットがあります。 ある程度の従業員がいる場合には、Windowsのライセンスも付属するMicrosoft 365を選択することで、 OS、Officeアプリケーション、Office 365、セキュリティーソリューションを一度に揃えることができます。

次にWindowsはPC付属のものを利用していたり、BYODがメインという場合には、クライアントで利用する Officeアプリケーションの利用頻度・業務における重要性により選択が別れます。

Microsoft社のアプリケーションでなければ困る業務がある場合は、迷わずOffice 365を選択することをオススメします。 逆に互換アプリケーションで十分だという場合はG suiteが選択肢に入ってきます。 社内でAndroidスマートフォンをメインで活用していたり、セキュアで運用が容易なChromebookの導入も見据えるのでしたら、 G suiteを選ぶのがよいと考えれます。

ここまで選択の考え方を述べてまいりましたが、OSをWindowsとする場合にはMicrosoft 365もしくはOffice 365を選択するのが 多くの企業においてはベターな選択であると考えております。

しかし、G suiteはすべてがクラウドインターフェイスで動きますので、端末問わず、Chromeブラウザさえあればすべての作業が行えるというユーティリティーは大変魅力です。 リモートワークがメインとなる今後のビジネスシーンにおいては、これも有力な選択肢であると言えます。

結局、最終的にはMicrosoft 365はさておき、Office 365もしくはG suiteどちらを選んでも機能面では大差がないことを付け加えておきます。

最後に先に弊社では社内コミュニケーション基盤やリモート会議基盤については統合環境付属ではないものを利用していることを記載いたしましたが、あくまで好みの問題でありフルリモートワーク環境の弊社において、少しだけかゆいところに手が届くソリューションを現在採用しているということでございます。 個別のソリューションの特徴や選択の動機については今後こちらでお伝えできたらと考えております。

ここまで社内システムの選定についてお伝えしてまいりました。
次回は、社内制度の考え方や運用についてお伝えいたします。