Breaking News

小さな組織の執務環境整備

P&A Works Comapany株式会社 COO 後藤と申します。

この度はExpression運営母体であるP&A Works Company 株式会社での社内事例や、 ベンチャー起業の経験談などを各セクションの担当者からお伝えしてまいりたいと考えております。 よろしくお願い致します。

まずはCOOである私から社内で利用する各種ツールの整備ならびに体制の考え方についてお伝えさせていただきます。

小さな組織の執務環境整備

弊社では情報システム整備機能+総務機能を統合した「執務環境推進室」を設置して物理環境からICTにいたるすべてをフレキシブルに整備しております。
物理環境の整備とICTの整備は大規模になれば分離されていくものですが、今の時代においては物理とデジタルを別で考えるのではなく、一体として整備していくことが大切だと考えております。
これは小規模であればなおのことです。
前提としまして、弊社では在宅ワークを基本として、必要な場合に会議などで利用できるコアオフィスを用意するという執務環境にありまして、主なコミュニケーションはデジタルワークスペースにおいて行われております。
ですので、まずはデジタルワークスペース(ICT)側の整備から始めるわけですが、 ここで各セクション毎にツールの選定を行っていく必要があります。

ほぼオフィスレスな執務環境でのツール選定概要

役員に加え常勤の執務メンバーがいる場合、最低限以下の項目についてのツールを検討をする必要があります。

  • ビジネスコミュニケーション&作業基盤
    • メインコミュニケーション&作業基盤
      • 作業用ツール(クライアントアプリケーション)
      • メール&スケジュール
      • 共有ドライブ
      • チャットコミュニケーション基盤
      • 状況共有基盤(ポータルなど)
    • リモート会議基盤
  • 人事関連
    • 人事情報管理基盤(入社、退職、マイナンバー管理など)
    • 労務管理基盤
  • 会計・経理関連
    • 経費精算基盤
    • 請求管理
    • 会計基盤

なお、例として弊社で採用している具体的なソリューション名を記載しておきます。

  • メインコミュニケーション&作業基盤
    • G suite
    • Office 365(クライアントアプリケーション)
    • Facebook Workplace(社内コミュニケーション)
  • リモート会議基盤
    • Zoom
  • 人事情報管理基盤
    • Smart HR
  • 労務管理基盤
    • MFクラウド勤怠管理
  • 経費精算基盤
    • MFクラウド経費精算
  • 請求管理
    • MFクラウド請求書
  • 会計基盤
    • MFクラウド会計

ツール選定にあたって気をつけたいこと

ツール選定にあたり、人事・労務・経費精算・会計の分野については、社労士・税理士・会計士との契約を結んでおくことが大切です。
自分たちでなんとかなるとは絶対に考えないことです。
規模の拡大が見込まれる場合にはなおのことですが、最初からプロフェッショナルの手を借りておくことで見落としや無意識の法令違反などを未然に防ぐことができます。
特に社労士については従業員の雇用に際して見落としがちなところをフォローいただけますので、税理士と同等によい社労士を探すことは非常に重要な要素です。
それらのプロフェッショナルとのリレーションを用意できればあとはプロフェッショナル側のアドバイスをうけてツールの選定を行っていくのがベストです。
上記にあげたものでいいますと「労務管理・経費精算・請求管理・会計」については依頼するプロフェッショナル側に紹介されたソリューションを利用することを基本とすることが原則です。
利用費用についても相談の上ではありますが、後々にエラーが発見されることが多いエリアですので費用がもったいないなどと考えることなく準備されることをおすすめします。
また、一つ一つ個別に用意するのもよいのですが、結果オーバーコストになったり、ちょっとしたツールが必要になったときにまた契約(購入)が必要となり、結局コスト面で不利になるケースが多く見られますので統合型を選択するのがコスト抑制につながると考えられます。
よくあるお話として「システム化は先でいい」というものがありますが、規模が小さい内にシステム化してしまうほうが業務へのインパクトは小さくて済みますし、いろいろと試しながらベストを探るという意味でも最初から、もしくは規模が大きくなっていくなと感じ始める頃に導入を実施してしまうことをおすすめします。

これで会社経営に関わる部分のツール選定は終わるわけですが、主に業務で利用するツールについては管理の手間やコストパフォーマンスを考慮しますと、大手の統合型クラウドサービスから選ぶことになります。 業務アプリケーションの選定については次回説明いたします。

投稿者プロフィール

株式会社P&A Works Company
株式会社P&A Works Company
「より良い方法はあるはずだ」
ICT 技術を活用した製品/サービスを提供し、企業の生産性向上を支援します。

わたしたちは「業務効率を向上する」または「より多くの人がビジネスパーソンとして活躍できるようにする」ことこそが

社会課題(少子高齢化)の処方箋であると考え、そのためのソリューション/コンテンツを開発します。

わたしたちは、技術の新旧に拘らず、課題に対し常にゼロベースで思考し、

それを解決する最適な製品/サービス/ソリューションを提供します。